S'organiser pour gagner en efficacité



Environnement de travail, gestion des e-mails, échanges avec ses collaborateurs... Voici cinq conseils pour prendre de bonnes habitudes et optimiser sa productivité.
Les managers, sans cesse interrompus, sont souvent contraints de travailler par petites tranches. Ils doivent donc, plus que quiconque, s'appuyer sur des méthodes et réflexes destinés à optimiser leur organisation au quotidien. Laurence Einfalt, auteur de S'organiser, c'est facile ! aux éditions Eyrolles, et formatrice chez Benchmark Group, détaille quelques unes de ses techniques pour maximiser très concrètement sa productivité personnelle.

1 : Organiser son environnement de travail

Pour gagner du temps (ou éviter d'en perdre), un certain nombre d'astuces concernant l'espace de travail se révèlent très efficaces. Parmi elles, proscrire les bureaux en U - s'en extraire prend beaucoup de temps - ainsi que les imprimantes situées dans le couloir - qui obligent à se lever. Attention également aux notes adhésives qui servent de pense-bête. Pour Laurence Einfalt, "trop de notes constitue une véritable pollution visuelle. On passe son temps à se dire 'il faut que je fasse ça' sans pour autant passer à l'acte." Ces reminders deviennent alors contre-productifs.

2 : Gérer ses e-mails avec efficacité

Comment éviter les boîtes de réception "fourre-tout" que l'on n'a que vaguement parcourues ? "Le tout est de classer ses e-mails en fonction de l'action requise, explique Laurence Einfalt. Quand cela prend moins de deux minutes, répondre immédiatement et classer le message dans un répertoire au nom pertinent ; supprimer aussitôt les courriers indésirables ; enfin, noter dans un cahier (ou repasser en 'non-lu') les e-mails qui prendront plus de deux minutes à traiter."

Pour optimiser encore sa gestion des mails, on pourra mettre en place un certain nombre de règles dans ses échanges électroniques avec ses collaborateurs. Quelques bonnes pratiques proposées par notre formatrice : "Au début du sujet, préciser soit 'pour info' soit 'pour action'. Ensuite, nommer le sujet de façon signifiante selon le thème de l'envoi, en s'interdisant les 'à propos' et autres 'ne crois-tu pas que…'. Se borner à un thème par e-mail, quitte à en envoyer plusieurs d'affilée."

3 : Maîtriser ses divers outils d'organisation

D'après Laurence Einfalt, une erreur courante est de tenir deux agendas, l'un professionnel et l'autre privé. "Si l'anniversaire du petit a lieu au même moment que le board meeting, il faut le savoir tout de suite !" Ne pas croire, cependant, que l'agenda du logiciel de messagerie est la panacée. "Il faut toujours avoir son agenda sur soi, soit sur PDA, soit en version papier." L'objectif : éviter de devoir rappeler pour confirmer un rendez-vous, ce qui est aussi mauvais pour son image que pour sa gestion du temps.

Plus globalement, il est très utile de connaître en profondeur les fonctionnalités de son PDA, de son téléphone et de son logiciel de messagerie, conçus précisément pour maximiser sa productivité. A ce titre, l'usage des listes contextuelles des PDA peut se révéler particulièrement pertinent.

4 : Ménager sa concentration

Certaines tâches ne peuvent être segmentées et traitées petit à petit. Il est donc nécessaire de se libérer des plages de temps pour les activités d'une certaine ampleur, en se rendant indisponible deux heures par jour. Cela peut être réalisé soit en arrivant plus tôt, soit en fermant sa porte et en décrochant le téléphone. "Pas la peine non plus de s'isoler tout un après-midi : il n'est pas possible de réfléchir efficacement plus d'une heure et demie d'affilée. On finit toujours par surfer sur Internet…", nuance Laurence Einfalt.

La formatrice décommande également aux managers les open-spaces, véritables générateurs de déconcentration. A défaut de pouvoir les éviter, il faut tenter de s'isoler au maximum, par exemple en plaçant son bureau dans une partie calme et excentrée du plateau de travail. (Voir article "10 conseils pour réduire le bruit en open-space".)

5 : Ne pas se tendre de pièges
Toutes les actions peuvent, quand elles sont mal effectuées, générer d'autres actions inutiles. Y être attentif permet d'avancer de façon véritablement efficace. Traquer ses tendances à l'inefficacité doit donc devenir une seconde nature.
En l'occurrence, l'un des "pièges" classiques dans lequel le manager peut facilement tomber consiste à dupliquer les documents à plusieurs endroits, sur son ordinateur ou sur le réseau de l'entreprise. "Il faut se forcer à ne pas le faire, sous peine de se retrouver à devoir comparer différentes versions, ce qui prend un temps infini", met en garde Laurence Einfalt. Et naturellement, cette unicité de l'information est tout aussi importante avec les documents papier.



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