Réunion : sept conseils pour organiser une « conf call »



Mettre sur pied une réunion de travail téléphonique est souvent la solution idéale pour gagner du temps et de l'argent... à condition de bien la préparer et de la conduire avec efficacité.
« Une levée de boucliers générale ! » La réaction des délégués et chargés de mission de la Fehap, une fédération d'établissements hospitaliers, a été sans appel quand Coralie Juif, secrétaire générale, a suggéré de remplacer la réunion bimensuelle d'information par l'envoi d'un simple e-mail. A la Fehap, comme dans beaucoup d'entreprises, les conf call sont devenues des rituels, appréciés pour leur côté vivant. Fini le temps où elles étaient réservées à quelques technophiles confirmés.
Même le ministre de l'Ecologie les cite comme un outil collectif de lutte contre la pollution ! Il faut dire qu'elles sont désormais accessibles à peu de frais, et techniquement au point. Les surprises désagréables - se retrouver en ligne avec les mauvaises personnes - sont à ranger au rayon souvenirs.
Autre atout non négligeable par rapport aux rencontres en face à face, elles permettent de précieuses économies de temps et d'argent : plus de billets d'avion, de train, de nuits d'hôtel ; moindre fatigue et risques routiers envolés. Au final, un choix gagnant... à condition de savoir gérer et animer ces séances de travail un peu particulières. En la matière, bon sens et rigueur ne sont pas toujours au rendez-vous ! L'Entreprise vous livre quelques clés pour devenir un vrai pro des réunions téléphoniques.

1. S'en tenir à des sujets simples
Tout d'abord, leur utilisation ne doit pas être systématique. Selon François Enius, coach de dirigeants, il est indispensable que le sujet « colle » au fonctionnement et à l'environnement particulier d'une telle réunion. Pas de réflexions stratégiques par le biais du téléphone : « Si chaque participant doit prendre la parole pendant deux à trois minutes, exprimer sa vision des choses et de l'avenir, c'est le meilleur moyen pour que tout le monde roupille à l'autre bout du fil ! »

2. Etre ponctuel
Comment faire respecter la ponctualité ? Frédéric Montin, directeur de l'agence de communication Yucatan (75), affirme que les participants sont en général assez respectueux des horaires car ils n'ont pas vraiment d'échappatoire : « Même coincé dans les embouteillages, on peut se joindre à une discussion téléphonique grâce à son mobile mains libres. » Quant à Hervé Solus, directeur général de Piscinelle (95), il a concocté une recette infaillible pour que chaque intervenant se connecte bien à l'heure prévue. « J'envoie deux vagues de SMS la veille et l'avant-veille du rendez-vous, pour prévenir de l'horaire, mais sans dévoiler ce dont il va être question, explique-t-il.

Cadrez vos réunions avec l'ATROMI
Echangez librement quelques instants avec les participants, recommande Anne Gillette, consultante à la Cegos : pas forcément sur le thème de la réunion, afin de créer une connivence et de faire un rapide repérage des voix. Procédez ensuite au cadrage de la réunion pour éviter que les débats ne partent dans tous les sens. L'« atromi » est un procédé mnémotechnique pour ne rien oublier, chaque lettre correspond à une phrase à prononcer.
A... comme Accueil : « Merci d'être là. »
T... comme Thème : « Nous sommes ensemble pour évoquer le projet X. »
R... comme Règles du jeu : « Je vous rappelle que chacun dit son nom avant de prendre la parole et veille à écouter les autres. »
O... comme Objectif : « Dans 20 minutes, nous devons avoir décidé si oui ou non nous lançons cette opération promotionnelle. »
M... comme Méthode : « Chacun donne son avis en une minute au maximum. »
I... comme Information en retour : « Etes-vous tous d'accord sur la méthode et l'objectif de cette réunion ? »


lentreprise.com


         
 
                         
  Actualité   Investir au Maroc   Création d'entreprise   Vie d'entreprise   Services   Pratique  
 
  Investissement   Portrait du Maroc     Etapes de création     Gestion     Newsletter     Téléchargements
 
  Economie   Raisons d'investissement     Guide des formalités     Finance     Forum     Vidéo
 
 
  Bourse & Finances   Climat des affaires     Formes juridiques     Marketing     Guichets moukawalati     Galerie
 
    Société & Culture     Opportunités d'investissement     Aide aux PME     Ressources humaines     Liste des CRIs     Liens
 
 
  Entreprise     Fiche d'entreprise     Droits des affaires     Nouvelles technologies         Blogs
 
  Sport       Fiscalité     Emploi & Carrière