Prévoir, hiérarchiser et planifier : une règle de base pour la gestion du temps



Téléphone, déplacements, traitement du courrier électronique... sont des voleurs de temps auxquels il faut faire attention.
Une bonne gestion du temps dépend aussi de la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel.
Les formations en gestion du temps se multiplient ; il existe même des modules sur mesure pour des managers trop chargés.


Agir dans l’urgence, répondre à toutes les sollicitations, des échéances serrées ; des dossiers qui se compliquent... Une journée de travail est émaillée d’imprévus. Pour garder de l’efficacité, il est donc important de bien maîtriser son agenda. Heureusement, les parades existent. Explications avec Mohamed Tazi, responsable formation à LMS ORH.

La Vie éco : Le facteur temps est visiblement très précieux. Presque tout le monde l’invoque pour refuser une charge de travail supplémentaire ou une autre demande. Dans un tel contexte, pensez-vous que les modules de formation aident réellement les gens à mieux s’organiser

Absolument ! Vu les problèmes posés, la formation peut aider à mieux maîtriser son temps. A preuve, chez LMS-ORH, nous avons développé, depuis plus de deux ans, des formations spécifiques pour cadres et cadres dirigeants. Nous avons un cycle de formation de développement personnel qui intègre des modules de gestion de temps et d’organisation de travail, de communication interpersonnelle, en plus de la boîte à outils du manager. Il existe également d’autres modules pour ouvriers ou assistantes de direction.

Quelle est la différence entre ces modules ?

Pour les cadres dirigeants, il s’agit principalement de formations sur mesure qui tiennent en compte des différentes attentes. La grande différence porte aussi sur le profil des participants : le langage, les exercices et les outils ne sont pas les mêmes. Quelqu’un qui utilise un PDA (organiser électronique) est différent de celui qui utilise des post-it. En fonction des tâches, milieu de travail, objectifs à atteindre...les formations diffèrent. En plus, la gestion du temps dans un milieu industriel n’est pas la même que dans une société de services...

Le succès de tels modules signifie-t-il que les cadres ne savent pas gérer leur temps de travail ?

On ne peut pas généraliser. Certains arrivent à bien le gérer, d’autres moins bien. C’est un état d’esprit après tout. C’est un travail à faire sur soi-même, que ce soit dans le cadre professionnel ou privé : un temps pour le travail, un temps pour la famille ou ses amis...un temps pour chaque chose et chaque chose en son temps.

Quels sont les voleurs de temps les plus récurrents ?

Les voleurs de temps viennent aussi bien de l’extérieur que de l’intérieur de l’entreprise. On peut dire que certains d’entre eux sont communs à toutes les fonctions. Il s’agit par exemple du téléphone, encore plus le téléphone portable. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur l’assistante ou sur un collègue si c’est temporaire. Autre problème, les mails. C’est un moyen qu’on peut difficilement contrôler. Répondre à tout courrier peut donner l’impression de travailler et d’être disponible. Mais, in fine, cela s’avère être une perte de temps. Les personnes qui reçoivent une multitude de mailings peuvent réserver des plages horaires limitées pendant la journée (le matin, midi ou soir) ou la semaine pour cette tâche. A priori, une demi-heure pendant la journée serait l’idéal. Les déplacements sont également à surveiller, aussi bien en interne qu’en externe. Enfin, les sollicitations diverses informelles peuvent être sources de perturbations.

Quelles sont les règles de base pour bien gérer son temps de travail ?

D’abord détecter et maîtriser ses propres voleurs de temps. Ensuite, ça ne tient qu’en trois mots : prévoir, hiérarchiser et planifier. C’est une règle de base. Chaque semaine, une liste de ce qui est à faire doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice des urgences et importances. Vous classez les tâches à réaliser par ordre d’importance et par ordre d’urgence décroissant. La répartition vous permet de distinguer les problèmes importants de ceux qui le sont moins et de choisir les actions prioritaires à effectuer. Pour déterminer l’importance et l’urgence d’un élément, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations.
Il faut aussi que le cadre sache travailler sur un système d’organisation qui lui est propre. Il doit pousser les autres à respecter son système mais aussi s’adapter quand c’est nécessaire.

C’est une véritable stratégie qu’il faut mettre en place ?

Tout à fait. Il ne faut pas non plus oublier qu’une gestion efficiente du temps de travail dépend de plusieurs facteurs, à savoir la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel... Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le matin ou le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c’est savoir trouver le moment opportun, c’est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.

Mohamed Tazi Responsable formation chez LMS-ORH
Répondre à tout courrier peut donner l’impression de travailler et d’être disponible. Mais, in fine, cela s’avère être une perte de temps.

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