Outils de gestion : Comment optimiser la gestion de votre entreprise ?



Comptes prévisionnels, tableau de bord et situations intermédiaires : voici une présentation des principaux outils vous permettant d'optimiser la gestion de votre entreprise.

I. Les comptes prévisionnels

Les comptes prévisionnels sont des documents comptables qui sont établis à l'avance, pour les exercices à venir ou pour l'exercice qui va débuter. Ils comprennent à la fois un bilan et un compte de résultat prévisionnels, voire un tableau prévisionnel de trésorerie.

À quoi servent les comptes prévisionnels ?
Leur premier intérêt est de vous permettre de fixer des objectifs, en termes de chiffre d'affaires, de marge et de charges notamment. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence vos réalisations avec les prévisions, pendant l'année, à l'aide de votre tableau de bord mensuel, et en fin d'exercice lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.

Établir un prévisionnel permet également de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Vous pourrez alors, en toute connaissance de cause, prendre les décisions de développement de votre affaire qui s'imposent, au regard des objectifs à atteindre et des moyens que nécessite leur réalisation.

La démarche prévisionnelle
On peut découper la démarche permettant d'élaborer des comptes prévisionnels en cinq étapes principales :

• La définition des orientations pour l'année : objectif de croissance annuelle, lancement d'une gamme de produits nouveaux, etc.

• La définition des moyens nécessaires pour atteindre l'objectif et assurer leur financement : investissements, embauches, etc.

• La valorisation du chiffre d'affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies et des objectifs.
Attention, cette évaluation doit être réaliste et en cohérence avec la capacité de votre entreprise. Pour cela, elle doit s'appuyer sur ses performances passées.

• L'estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l'ensemble des charges de l'entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles.

• Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d'anticiper vos besoins, pour négocier par avance avec vos partenaires financiers si nécessaire.

II. Le tableau de bord pour un suivi régulier d'activité

Le tableau de bord est un document mensuel d'information financière établi dans des délais très brefs (8-10 jours maximum). Il vous permet de suivre au plus près, tout au long de l'exercice, l'évolution de votre activité, et de disposer, dans des délais brefs, chaque mois, d'une estimation du " score " réalisé jusque-là par votre entreprise.

À quoi sert le tableau de bord ?
Le tableau de bord vous permet de suivre au plus près la marche de votre affaire et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace.

Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de l'information, qui vous permet de mieux connaître les résultats et l'évolution de votre entreprise.

Il se révèle être aussi un excellent outil de motivation pour vos collaborateurs, et plus particulièrement pour ceux que vous avez investis de responsabilités dans l'entreprise, et pour tous ceux dont la rémunération est pour partie fonction des résultats obtenus.

La mise en place d'un tableau de bord
La mise en place d'un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l'évolution de votre activité, et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.

Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels on peut mener une action correctrice efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes par exemple). Il est ainsi, par exemple, inutile de suivre mensuellement les charges d'impôt ou d'assurance !
En pratique : les éléments qu'il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.

La présentation d'un tableau de bord dans l'entreprise
Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d'activité vous permettant d'obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.

On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse trois grands types de données :
- le chiffre d'affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;
- les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l'activité, qui seront auscultées de très près ;
- les charges fixes, qui pourront être suivies par " abonnement ", c'est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (exemple : taxe professionnelle).

III. Les situations intermédiaires pour faire le point

Si le tableau de bord a pour vocation d'estimer régulièrement et rapidement votre résultat en cours d'exercice, il n'offre pas le degré de fiabilité du bilan. Il favorise nécessairement la rapidité aux dépens de la précision, voire de l'exactitude de l'information. Il est donc utile de sortir périodiquement des situations comptables intermédiaires (bilan, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion). Elles vous permettront de connaître la situation comptable réelle de votre entreprise en cours d'exercice, et de savoir donc précisément où vous en êtes.

À noter : selon votre activité, il est utile d'établir des situations intermédiaires au terme du 1er semestre, ou de chaque trimestre ou quadrimestre de l'exercice en cours.

À quoi servent les situations intermédiaires ?
Ces situations intermédiaires servent à la fois :
- à informer précisément le chef d'entreprise pour permettre la prise de décision en toute connaissance de cause ;
- à anticiper le plus en amont possible les " dérapages " de toute nature ;
- à contrôler et ajuster les tableaux de bord mensuels, les situations rapides et les estimations de résultats ;
- à préparer le bilan de fin d'exercice et le prévisionnel de l'exercice suivant.

Conclusion : vous avez peut-être le sentiment que votre connaissance instinctive de votre affaire est suffisante. Pourtant, l'expérience démontre que les outils de gestion, le prévisionnel et le tableau de bord, notamment, permettent d'améliorer très sensiblement la réactivité du décideur.
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable pour faire le diagnostic des outils de gestion susceptibles de vous permettre d'affiner la conduite de votre affaire, et mettre ainsi toutes les chances de votre côté pour réaliser un score à la hauteur de vos plus belles espérances.

TPE-PME


         
 
                         
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