Les clés d'une bonne gestion



La comptabilité permet à un dirigeant d'entreprise de connaître chaque rentrée et sortie d'argent. Elle constitue donc une information primordiale dans la conduite de l'entreprise. Pour gérer ce poste, on peut arrêter différentes stratégies. Tour d'horizon des solutions…

Chaque entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés et soumise à un régime réel d'imposition doit tenir une comptabilité selon les règles définies par le plan comptable. En cas de manquement, le fisc ne manquera pas de se rappeler à votre bon souvenir. Aussi fastidieuse qu'elle puisse paraître, la tenue de la comptabilité apporte en outre des informations précieuses au dirigeant d'entreprise. Comment, en effet, prendre une bonne décision, sans savoir avec précision quelles sont les ressources et les sorties d'argent de la structure que l'on dirige ? Reste que cet exercice demande beaucoup de rigueur, quelques prérequis ainsi que du temps. Il n'existe bien sûr aucune solution idéale, chaque entreprise n'ayant pas les mêmes besoins en la matière.

Tenir seul ses comptes ou externaliser ?

Pour économiser un peu sur ses charges, un jeune créateur pourra avoir tendance à tenir sa comptabilité lui-même. Rien d'impossible, mais cela va lui demander pas mal de temps ainsi qu'un minimum de compétences afin d'être en mesure de naviguer en toute sécurité dans la complexité des règles comptables. Des stages de formation ainsi que des logiciels de comptabilité pourront alors s'avérer utiles. Autre solution adoptée par tous les grands groupes et nombre de PME : se doter d'un comptable en interne. Soit un salarié formé ou, comme c'est encore souvent le cas dans l'artisanat ou dans les professions libérales, en faisant appel à son conjoint. Afin d'éviter les erreurs, il est toutefois fortement conseillé de faire valider vos comptes par un expert-comptable. C'est uniquement auprès de cette profession réglementée que l'entreprise peut externaliser sa gestion comptable. En effet, seul un membre de l'ordre des experts-comptables peut légalement réaliser cela pour le compte de tiers. Il sera en outre habilité à analyser vos comptes et à vous conseiller sur la bonne gestion de l'entreprise.

Externaliser la saisie comptable
Un dirigeant peut choisir d'externaliser une partie ou toute sa comptabilité. Dans le premier cas, l'entreprise se charge de la saisie des documents courants que l'expert-comptable supervise et valide. Une solution que facilite la mise en place, par de plus en plus de cabinets d'expertise-comptable, de serveurs internet reliant l'entreprise à son prestataire. Dans le second cas, elle se décharge totalement de la tenue de sa comptabilité. Une pratique de plus en plus prisée aujourd'hui. «Il y a trente ans, les entreprises tenaient en général elles-mêmes leurs comptes. Aujourd'hui, les TPE ont de plus en plus tendance à externaliser leur saisie comptable par un expert-comptable. Cela, en partie, pour des raisons sociologiques. L'artisanat, il y a trente ans, se vivait en couple et madame tenait un rôle de secrétaire. Aujourd'hui, mari et femme travaillent chacun de leur côté», explique Alain Vrignaud, expert-comptable. Sans compter que l'externalisation permet à l'entreprise, notamment à la petite structure, de se concentrer pleinement sur son cœur de métier.

À quoi sert un centre de gestion agréé ?

Un centre de gestion agréé (CGA) est une association qui assiste et surveille l'entreprise adhérente dans sa gestion. Il lui fournit ainsi chaque année un dossier de gestion caractérisant sa situation économique et financière. Il peut également établir des déclarations fiscales. Il joue enfin un rôle de prévention des difficultés de l'entreprise en analysant des informations économiques, comptables et financières.

Toute entreprise relevant de l'impôt sur le revenu ou de l'impôt sur les sociétés peut adhérer. En rejoignant l'une de ces associations, l'entreprise s'engage toutefois à faire viser ses comptes par un expert-comptable, et à communiquer au CGA un certain nombre d'informations comptables que celui-ci transmettra à l'administration fiscale.

En contrepartie de l'adhésion à un CGA, l'entreprise peut bénéficier d'un certain nombre d'avantages fiscaux :

* La non-majoration du bénéfice imposable. Chaque entreprise non adhérente à un CGA voit ainsi son bénéfice imposable majoré de 25 %. Cette majoration sera supprimée en 2010 pour les entreprises qui font appel à un expert-comptable ou à une association de gestion de comptabilité ayant établi un partenariat avec l'administration fiscale.

* Une réduction d'impôt pour les frais engagés dans la tenue de leur comptabilité et leur adhésion au CGA. Ce crédit d'impôt est plafonné à 915 euros par an.

* La déduction d'une part plus importante du salaire versé au conjoint.

Faut-il publier ses comptes ?

À la différence de ce qui se fait dans de nombreux autres pays européens, les entreprises françaises sont tenues de publier annuellement leurs bilans et comptes de résultats auprès des tribunaux de commerce. Toute infraction à cette obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée par une amende de 1500 euros à l'encontre du dirigeant et de 7500 euros contre la société. Les dirigeants d'entreprise peuvent également être contraints, par décision du tribunal, d'effectuer le dépôt des comptes annuels de leur société. Certains chefs d'entreprise, et ils sont de plus en plus nombreux, font pourtant le choix de ne pas publier leurs bilans, quitte à devoir payer ces amendes.

L'enjeu pour eux est de ne pas dévoiler des informations stratégiques à des tiers qui peuvent se révéler être des concurrents ou des partenaires. «Il y a trois attitudes possibles face à l'obligation de publier ses comptes. La première, respecter la loi et effectivement publier ses comptes. L'entreprise fait ainsi preuve de transparence vis-à-vis de ses partenaires. La deuxième possibilité est de ne pas publier pour préserver des données que l'on estime stratégiques. La dernière option est de publier des comptes qui peuvent donner une photographie arrangée de sa société. La comptabilité est quelque chose de complexe. Certains montages financiers, avec par exemple la constitution de filiales, peuvent être élaborés pour donner une vision partielle de la société», explique Hervé Chevallier, responsable de l'activité conseil et ingénierie de Vecteur Plus, société spécialisée dans la veille commerciale.

Les entreprises françaises seraient de plus en plus enclines aujourd'hui à opter pour les deux dernières possibilités. D'autant que les tribunaux font preuve d'une relative mansuétude face aux entreprises qui ne publient pas leurs comptes. «On peut comprendre les entreprises qui font le choix de ne pas rendre public leurs comptes car c'est un élément d'équilibre économique très sensible. Au niveau européen, elles se trouvent pénalisées par cette obligation. Quand elles traitent avec un partenaire allemand, celui-ci peut tout savoir d'elles, alors que la réciproque n'est pas vraie. Cette différence de traitement est un élément qui fragilise les entreprises françaises. On peut aussi s'interroger sur la réelle nécessité de publier ses comptes. Le banquier n'attend pas cette publication pour connaître la situation financière des entreprises qu'il suit», ajoute Hervé Chevallier.

Qu'attendre d'un logiciel de comptabilité ?

Entre Sage, EBP, Ciel, Cegid, etc., les éditeurs de logiciels de comptabilité sont légion... Points communs entre toutes les solutions informatiques : «On retrouve à chaque fois la notion d'écriture de journaux, que ce soit pour les ventes, pour les achats ou pour la trésorerie», décrit Ligaya Laloue, gérante de 2L Inforservices, SSII qui distribue et réalise l'intégration de solutions informatiques pour les PME.

Autre point commun à tous ces logiciels : le grand-livre, qui détaille tous les comptes de l'entreprise. Cette dernière peut s'arrêter à ces fondamentaux ou enrichir sa solution avec différentes fonctionnalités. Citons ainsi le pointage des écritures de banque qui permet de repérer les impayés et d'effectuer des relances clients appropriées. Autres options possibles: la gestion des immobilisations, de l'analytique, du budget, etc.

Le marché comprend des solutions généralistes ainsi que des offres dédiées aux spécificités de secteurs comme le bâtiment ou le commerce. Il est aussi bien sûr possible de faire développer son propre logiciel sur-mesure. «Sur le fond, il n'y a pas d'énormes différences entre les logiciels. La comptabilité, vous savez, cela reste assez basique. Ce qui change entre les offres du marché, ce sont l'exploitation des écritures ainsi que l'ergonomie», explique Ligaya Laloue. À l'entreprise donc de regarder ce qui lui convient le mieux, en s'assurant de la compatibilité de son logiciel avec celui de son expert-comptable et de ses autres outils informatiques (lire ci-contre). Au niveau des prix, il y en a pour toutes les bourses. «Généralement, les prix des logiciels sont plus ou moins alignés les uns sur les autres. Ce qui fait surtout la différence, c'est le nombre de fonctionnalités que l'entreprise choisit. Il faut environ compter sur une cinquantaine d'euros pour une version de base et jusqu'à 500 euros par poste pour une offre plus complète», conclut Ligaya Laloue.

L'émergence des solutions internet

Depuis le début des années 2000, internet a fait une entrée remarquée en matière de traitement de la comptabilité avec le développement rapide de l'offre en matière de logiciels en mode ASP (Application Service providing). Ces logiciels, disponibles en ligne via internet sous forme locative, proposent des solutions souples et ergonomiques qui intègrent le rôle de l'expert-comptable dans ce traitement à distance. En mode ASP, plus besoin de se déplacer chez son comptable ni d'installer un logiciel sur un ordinateur. Un abonnement sur le site d'un éditeur vous permet d'accéder, en ligne, depuis n'importe quel poste informatique à un logiciel de comptabilité. «L'un des avantages, c'est qu'il devrait être régulièrement mis à jour. C'est un bon point, même s'il faut reconnaître que les règles comptables, contrairement à ce qui existe pour la paie, n'évoluent pas tous les ans», explique Ligaya Laloue, gérante de 2L Infoservices, société de services informatiques spécialisée dans les logiciels pour les TPE et PME.

Le web serait-il devenu la panacée en matière de comptabilité ? Pas si sûr. «Certains prévoyaient que les solutions ASP allaient s'imposer rapidement. Ce n'est pas encore le cas mais on constate qu'il y a un frémissement pour ces logiciels en ligne. Le mode ASP s'adresse à une certaine typologie de clientèle, souvent avec un profil de jeune créateur d'entreprise. Par exemple ceux qui souhaitent travailler depuis chez eux le soir ou qui veulent garder un œil sur leur comptabilité lorsqu'ils en sont en vacances grâce à l'accessibilité du logiciel», explique Cécile Régnard, chef de produit comptabilité d'EBP, un des leaders du marché français de l'édition de logiciels de gestion.

Un outil adapté pour débuter une activité
Si comme EBP, la plupart des éditeurs de logiciels proposent aujourd'hui des solutions ASP, les experts-comptables se sont également positionnés sur ce marché, à l'image du cabinet Strego, présent dans le grand Ouest, et qui a développé l'offre Strego Net Compta. «Les solutions ASP ont un double intérêt. Pour nos clients, elles leur permettent de diminuer sensiblement le coût de la prestation de leur expert-comptable. Et pour nous comptables, cela nous permet de nous consacrer davantage à notre activité de conseil en n'ayant plus à assurer la saisie de données comptables. Ces logiciels en ligne sont particulièrement adaptés pour les entrepreneurs qui démarrent leur activité», indique Philippe Orain, expert-comptable chez Strego.

Logiciel comptable... sans comptabilité
D'autres ont mis en place des offres 100 % en ligne. À l'instar du cabinet francilien Relaiscompta avec le site Macompta.fr. Dirigeant de ces deux structures, l'expert-comptable Sylvain Heurtier, qui espère percer sur le web avec un site bien marketé : «La plupart des dirigeants de TPE tiennent eux-mêmes leur comptabilité. Parce qu'ils veulent savoir où ils en sont et parce qu'ils souhaitent réduire les coûts. Le problème, c'est qu'ils ont tendance à acheter un logiciel. Et, quoi qu'en disent les éditeurs, pour bien utiliser cet outil, il faut des notions comptables. Avec Macompta.fr, grâce à l'interface que nous avons mise en place, il n'y en a pas besoin. Contre environ 10 euros par mois, le dirigeant de TPE peut réaliser sans aucun problème les opérations courantes», assure Sylvain Heurtier. Également investi par des éditeurs comme Idylis ou Itool, le marché reste pourtant encore naissant. Un peu plus d'un an après son lancement, le site Macompta.fr compte une centaine d'utilisateurs. «C'est vrai qu'il y a encore un peu de réticence de la part des entreprises à mettre la comptabilité sur internet», concède Sylvain Heurtier. Reste que si ces nouveaux outils peuvent s'avérer efficaces pour les opérations de comptabilité courante, «aucun site et aucun logiciel ne pourront remplacer l'expertise d'un expert-comptable», estime, en bon expert-comptable, Sylvain Heurtier.


Sept conseils pour bien choisir son logiciel comptable

1. Vérifiez l'homologation: Tous les logiciels comptables ne possèdent pas la normalisation exigée par les services fiscaux. Avant d'opter pour telle ou telle solution, vérifiez auprès de l'administration fiscale ou de votre fournisseur, que le logiciel que vous envisagez d'acquérir est bien homologué.

2. Assurez-vous de la compatibilité avec votre expert-comptable: Si vous faites appel à un comptable pour la gestion de votre société, vérifiez que votre logiciel de comptabilité est bien compatible avec le sien. C'est loin d'être toujours le cas. Car, comme l'explique Alain Vrignaud, expert-comptable, «chaque cabinet est avec un éditeur. Ses logiciels sont compatibles avec une, deux ou trois solutions qui sont sur le marché. Pas avec toutes».

3. Ne choisissez pas seul votre logiciel: Le logiciel comptable pourra être utilisé par plusieurs services de votre société. Il ne faut donc pas déléguer son choix de logiciel à une seule personne ou à un gestionnaire. Prenez le pouls des attentes des différentes personnes qui seront amenées à utiliser le logiciel. Certains consultants spécialisés en logiciels comptables ou votre votre expert-comptable peuvent vous accompagner dans la recherche du produit adéquat.

4. Gare à vos outils informatiques: Ce serait dommage que votre logiciel comptable ne soit pas compatible avec vos autres logiciels, notamment de gestion. Veillez à ce que l'interface soit possible.

5. Faites le bilan de vos besoins comptables: Hiérarchisez les applications qui sont les plus incontournables pour votre structure. Est-ce l'information destinée à la prise de décision, la planification du flux de trésorerie, la gestion des stocks, la facturation ? «Avant toute chose, il est important d'évaluer le niveau comptable des personnes qui seront chargées d'utiliser ces logiciels. Certaines gammes sont dédiées à des utilisateurs qui ont peu de connaissances, d'autres s'adressent à des gestionnaires avertis», prévient Cécile Régnard, chef de produit comptabilité d'EBP, éditeur de logiciels de gestion.

6. Privilégiez l'ergonomie et la simplicité: L'ergonomie est capitale dans le choix de votre logiciel de comptabilité. Au sein des PME, les gestionnaires ne sont pas nécessairement des informaticiens et des comptables, la prise en main du logiciel doit donc s'avérer rapide avec notamment une interface et des écrans principaux de saisie et de gestion de données faciles et conviviaux.

7. Votre logiciel est-il évolutif ?: Avant de vous engager avec votre fournisseur de logiciel, assurez-vous que l'éditeur vous propose des mises à jour régulières de votre futur outil. Vérifiez également que l'éditeur puisse vous proposer une mise à niveau du logiciel. Ces mises à niveau permettent de faire évoluer votre logiciel comptable vers une solution plus puissante sans que vous n'ayez à réinvestir dans l'achat d'un nouveau système complet.

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