L’importance du suivi dans la gestion des projets



Dans tous les domaines d’activités humaines, le suivi s’impose au quotidien plus particulièrement au sein de l’entreprise. Il a l’avantage de faire gagner du temps grâce au respect des délais prescrits et de ce fait, il épargne à l’entreprise les risques et les conflits litigieux avec ses partenaires et ses clients contractuels.

En effet, il ne suffit pas de donner un ordre, prendre une décision ou confier un dossier ou une tâche à autrui pour être sûr du résultat escompté : il faut impérativement suivre de plus près leur exécution dans les meilleures conditions possibles.

Le suivi est en fait l’observation et le contrôle continus et systématiques des travaux, des activités et des résultats attendus. Son but essentiel est de s’assurer que ces travaux et ces activités se déroulent lors de l’exécution conformément aux plan préalablement tracé et de fournir un compte rendu périodique sur la façon dont les intrants sont utilisés.

Ce compte rendu dont il convient de soumettre à temps aux autorités compétentes, a pour objectif principal de prévenir cette autorité lorsqu’il y a déviation ou dérapage par rapport aux buts initiaux et aux incidences désirées.

Lorsqu’on se situe dans le contexte le plus courant du suivi à savoir l’exécution d’un projet, on peut définir le suivi comme un ensemble d’activités qui, dans le cadre de ce projet tend à vérifier si les ressources humaines, matérielles et financières mises en place sont bien définies, administrées et employées à bon escient.

En cas d’anomalie, il conviendrait de tirer la sonnette d’alarme pour faire le point et s’il le faut se désengager de la responsabilité en vue de permettre à qui de droit d’y apporter les solutions et les réajustements nécessaires.

Il existe plusieurs types de suivi : on en distingue le suivi des réalisations et le suivi du déroulement considérés tous les deux comme deux grandes catégories de suivi de gestion de projets.

Le premier consiste à vérifier dans quelle mesure les ressources du projet sont employées conformément au budget alloué et au calendrier prévu. Il vise également à savoir si les résultats sont obtenus en temps opportun et de façon efficace et efficiente. Ce type de suivi cherche aussi à identifier les problèmes et à y apporter les solutions immédiates.

Le second, quant à lui, cherche à examiner le degré d’efficacité du processus et méthodes utilisés pour l’exécution du projet. Il s’agit d’étudier l’attitude des bénéficiaires du projet, la qualité du produit fourni et/

ou du service rendu, ainsi que la manière dont l’environnement externe affecte la mise en œuvre normale du projet.

Il importe de noter que le suivi des réalisations est lui même subdivisé en trois catégories de suivi : le suivi des délais ( temporel), le suivi des coûts (budgétaire) et le suivi des aspects physiques.

Le suivi des délais consiste à veiller à ce que l’ensemble des activités du projet soient réalisées dans les délais impartis et selon le calendrier prévu. Son objectif principal est de mesurer, lorsqu’ils se produisent, les écarts entre les délais réels et planifiés et d’en expliquer les causes et les conséquences sur le début et l’achèvement des autres activités.

En ce qui concerne le suivi des coûts , il sert à vérifier si les activités du projet sont réalisées avec les coûts prévus et selon le budget préétabli. Il vise à comparer tout au long de la mise en œuvre du projet, les coûts effectifs avec les coûts prévus et à signaler les écarts , expliquer les causes et proposer les mesures correctives pour éviter tout dérapage de coûts.

Pour le suivi des aspects physiques , il constate, mesure et évalue l’état d’avancement des réalisations physiques du projet .Il comporte en lui trois éléments importants du suivi de l’exécution de projets. Il s’agit de suivi des ressources, le suivi des approvisionnements et le suivi de la conformité physique des réalisations.

Le suivi des ressources consiste à élaborer et à suivre les procédures de mise en œuvre qui utilisent de façon optimale les ressources disponibles. Son rôle principal est de veiller au respect du planning d’utilisation des ressources, de détecter et de signaler, à temps, toute déviation et dérapage par rapport au planning initial.

Le suivi des approvisionnements qui consiste à vérifier, tout au long de l’exécution du projet que tous les inputs nécessaires à la réalisation du projet sont fournis en quantités suffisantes, avec la qualité désirée et les coûts prévus.

Le suivi de la conformité physique de l’exécution cherche à vérifier et à s’assurer que les réalisations du projet répondent aux exigences de quantité et de qualité préalablement définies selon des normes et les règles de l’art.

Le suivi interne est conduit par l’organisme d’exécution lui-même. Il peut être assuré par la direction du projet ou par une cellule créée à cet effet et opérant sous l’autorité des responsables du projet .Enfin, le suivi externe quant à lui, est généralement effectué par un ou plusieurs organismes tous partenaires du projet.

Il est fondamental de préciser que le suivi obéit à des techniques telles que la collecte des données quantitatives, l’élaboration d’une analyse qualitative et la proposition des actions correctives. Ces données peuvent être enregistrées avec une fréquence qui, selon le cas, peut être journalière, hebdomadaire mensuelle ou saisonnière.

Il y a lieu de remarquer par ailleurs que le suivi ne consiste pas seulement à tenir des dossiers, mais surtout à s’arrêter à des moments précis pour analyser l’information recueillie et déterminer si les activités ou les travaux avancent comme prévu sur le plan technique et au niveau des délais prescrits.

Il n’est pas sans intérêt de préciser également que l’évaluation qui constitue un outil complémentaire de suivi est l’ensemble des constats qui permettent de déterminer l’état d’avancement des activités d’un projet par rapport aux objectifs fixés au préalable.

Suivi et évaluation, sont donc des éléments clés pour comprendre non seulement la qualité de la performance d’une entreprise, mais aussi de l’exécution de son programme d’action ou de travail dans son ensemble et par conséquent sa réalisation.

En tant que tels, le suivi et l’évaluation sont une source d’information essentielle pour les dirigeants , du fait qu’ ils aident à améliorer la performance et à obtenir les résultats escomptés de façon à gérer plus efficacement les réalisations et les produits au sein de l’entreprise.

enviedentreprendre.com


         
 
                         
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