Inventaire comptable : De petites règles qui changent tout



Inventaire comptable : De petites règles qui changent tout
Plus que quelques jours qui nous séparent de la fin de l’année 2010, date à laquelle les entreprises clôturant leurs comptes au 31 décembre sont tenues conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi n° 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants d’établir annuellement un inventaire exhaustif des actifs et passifs de leur patrimoine et procéder ainsi au recensement physique et à l’évaluation des biens et services détenus au niveau des stocks.

De même, il est important de rappeler à cet égard les prescriptions de l’article 145-II du Code général des impôts, qui stipulent que «les contribuables sont tenus d’établir, à la fin de chaque exercice comptable, des inventaires détaillés, en quantités et en valeurs, des marchandises, des produits divers, des emballages ainsi que des matières consommables qu’ils achètent en vue de la revente ou pour les besoins de l’exploitation».
L’absence des inventaires précités est assimilée, selon les termes de l’article 213-I-2° du Code général des impôts à une irrégularité grave de nature à remettre en cause la force probante de la comptabilité et fonder l’Administration fiscale à déterminer la base imposable. Au bout, une imposition d’office que redoutent tant les entreprises.
Sur un autre registre, les sociétés et entités dont les comptes sont soumis à l’audit légal doivent requérir la participation de leurs commissaires aux comptes aux travaux d’inventaire. Contrairement aux idées reçues et à une pratique très courante dans les entreprises, les travaux d’inventaire couvrent la totalité des valeurs d’actif.
Un inventaire de fin d’exercice n’est pas seulement une opération de recensement des actifs physiques, mais de l’ensemble des actifs et passifs.
Doivent être inventoriés, les immobilisations corporelles, les différents stocks de matières et fournitures, de marchandises, d’en-cours de production et de produits finis, les valeurs en portefeuille (chèques, lettres de changes, titres de placement…) et les avoirs en caisse.
Bien souvent, ce sont les stocks de matières et produits qui accaparent l’attention de l’entreprise en omettant de procéder au comptage des autres valeurs de l’actif. Il reste que l’inventaire des stocks constitue la charge la plus importante à gérer en cette fin d’année.
La réussite des opérations d’inventaire physique, qui généralement importune l’entreprise du fait de l’arrêt des flux, repose essentiellement sur la qualité des procédures mises en place pour le déroulement des inventaires. Ces procédures qui sont appelées communément «Instructions d’inventaire» doivent permettre de prévoir toutes les situations susceptibles d’être rencontrées pendant le processus et ainsi résoudre les difficultés éventuelles compte tenu du fait que la durée d’inventaire est limitée dans le temps.
Elles doivent être écrites, portées, le cas échéant, à la connaissance du commissaire aux comptes, afin d’être communiquées et expliquées aux équipes de comptage.
Toute procédure d’inventaire obéit aux grandes lignes ci-après:
le choix d’une date ainsi que des horaires de commencement, la préparation des lieux de stockage, le personnel chargé de l’inventaire, l’arrêt des mouvements pendant l’inventaire, le dénombrement et saisie de l’inventaire, la centralisation et suivi des quantités et les procédures de séparation des exercices.
A titre indicatif, nous détaillons ci-après quelques éléments qui méritent d’être rappelés en vue de permettre à l’inventaire physique d’atteindre ses objectifs.

Eléments à inventorier: Le recensement des quantités en stock doit porter sur les éléments suivants:
- Les marchandises, matières ou fournitures, produits intermédiaires, produits résiduels, produits finis, produits en cours et les emballages, qui sont la propriété de l’entreprise. Attention, les éléments séjournant toujours en stock, mais qui ont déjà été vendus, qu’ils soient facturés ou non, ne doivent être recensés séparément.
- Les stocks détenus par l’entreprise, à titre de dépôt par des tiers, qu’il convient d’inventorier séparément (emballages prêtés ou consignés, objets en démonstration...).
- Les marchandises et produits en cours de route dont la société est déjà propriétaire ainsi que ceux détenus chez les fournisseurs, mais déjà acquis par l’entreprise.
- Les biens reçus en stock mais dont la facture n’est pas encore parvenue.

Déroulement du dénombrement des stocks:
Le bon déroulement de l’inventaire physique reste tributaire des mesures de contrôle mise en place par l’entreprise afin de se prémunir contre les risques d’erreurs potentielles.
Primo, l’inventaire ne doit pas être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas échéant, de la tenue de l’inventaire permanent. Il est impératif de faire participer à la prise d’inventaire physique des collaborateurs d’autres services (comptabilité générale, service commercial…).
Deuxio, le personnel participant au comptage doit être suffisant pour réaliser l’inventaire dans les délais impartis.
Tertio, les zones où se trouvent les produits à inventorier doivent être correctement rangées, identifiées et accessibles afin d’éviter lors des comptages les omissions et les emplois multiples.
Quarto, les équipes de comptage doivent être affectées par zone de stockage selon le plan du site de stockage.

Organisation de l’inventaire


Un certain nombre de principes doivent être observés pour le bon déroulement de l’inventaire physique. Ils sont récapitulés ci-dessous:
- Communication d’informations précises sur les références des articles en stock et les unités de comptage, au personnel de l’équipe de comptage.
- Détermination d’un plan de comptage précisant la date ainsi que les horaires de commencement.
- Préparation des lieux de stockage (rangement des articles pour faciliter l’accès et le comptage, isoler les stocks appartenant aux tiers, les stocks à faible rotation ou inutilisés...).
Une visite des locaux en vue de s’assurer que les articles sont bien rangés et identifiés (référence notée sur chaque lot de stockage).
- Désignation du personnel chargé de l’inventaire (Nom et prénom et fonction dans la société).
- Arrêt des mouvements de stocks pendant l’inventaire (physique et informatique).
- Préparation des documents qui serviront à enregistrer les constats (relevés et feuilles de comptage).
- Communication de la procédure de centralisation des résultats de l’inventaire et désignation de la personne responsable.


l'économiste


         
 
                         
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