Gestion du temps



Ne pas confondre priorités et urgence

Il arrive qu’un manager se retrouve dans des situations embarrassantes, Entre les tâches opérationnelles, le quotidien, les urgences et les dossiers stratégiques, il devient alors difficile de savoir par où commencer.
Beaucoup vivent ce calvaire et, à force de tout vouloir faire, finissent par s’épuiser. La solution est pourtant toute simple : définir les priorités et bien les gérer pour mieux avancer parce qu’au bout il y a toujours des objectifs mesurables à atteindre.

La priorité se définit par rapport à un contexte ou une situation. Une tâche devient prioritaire quand elle est à la fois urgente et importante. Pour la définir, il convient de distinguer entre ce que l’on veut faire et ce que l’on doit faire. Tout ce qui est relatif au second point relève des priorités.

la définition des priorités est d’abord une question de management. Sa démarche consiste à «établir toute une stratégie, déclinée en plans d’actions avec des objectifs et des délais de réalisations précis». Mais tout ne peut être conçu dans une optique à long terme. Dès lors, il est possible de fonctionner selon des séquences plus courtes. Au quotidien, cela se traduit par une planification de toutes les tâches possibles pour ne pas délaisser une activité au détriment de l’autre.

Bref, pour ne pas se laisser déborder et parvenir à atteindre sans trop de stress les objectifs d’une journée, d’un mois ou d’une année de travail, la gestion de son «budget» temps est donc capitale . La réalisation des objectifs nous oblige parfois à travailler dans des conditions limites, dans un régime de pression et de stress. Toutefois, il faut veiller à ne pas subir la fausse pression, qu’elle vienne du client ou du manager. Il ne faut pas non plus bousculer sans raison les collaborateurs sinon il risque d’y avoir des incidences négatives sur la qualité de leur travail.

Bien déléguer et savoir dire non

La capacité à s’isoler au maximum et à déléguer le plus possible est également l’une des clés précieuses pour gagner en efficacité.
S’isoler ne signifie nullement s’enfermer dans une bulle et ignorer ce qui se passe autour de soi. Ce n’est autre que prendre le temps pour se concentrer sur l’essentiel dès qu’un programme de travail est élaboré et validé. Il s’agit alors de refuser toute sollicitation intempestive n’entrant pas dans le cadre des dossiers à traiter.

Pour déléguer, il convient d’abord de trouver le collaborateur digne de confiance tant du point de vue de la compétence que du sérieux, bien lui clarifier ses attributions et ne pas le charger que de tâches routinières sans grand intérêt qui vont le lasser très vite.
Si tout est bien cadré, il est également inutile de contrôler quotidiennement le travail. On peut se contenter de faire le point de manière périodique et à des moments convenus à l’avance.

Ne pas remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui

On doit s’abstenir de remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui, sachant qu’il y a toujours des imprévus. Par conséquent, même si on sait planifier, il est important de laisser des plages de temps libre pour gérer ce genre de situations.
planifier son emploi du temps, une semaine à l’avance, en y aménageant des plages horaires pour les imprévus ou encore les sollicitations de ses collaborateurs, c’est une manière à ne pas négliger pour rester zen.


Gestion du temps : les bases d'une meilleure gestion des priorités

Mode d'emploi.

1 - Affecter un budget temps pour chaque activité

Risques
- S’installer dans la totalité des durées disponibles et prendre plus de temps qu’il n’en faut pour être efficace.
- Plus on a de temps, plus on en prend :
- Le travail est comme un gaz : il prend toute la place disponible.

Solutions
- Évaluer le temps nécessaire,
- Se fixer des heures limites.

2- Développer son réalisme dans l’évaluation du temps

Risques
- Sous-évaluer le temps nécessaire à une tâche et ne jamais finir ce que l’on a commencé.

Solutions
- Faire des bilans d’activité journalière,
- Intégrer préparation et maturation.

3- Prendre conscience de la subjectivité du temps

Risques
- Confondre quantité et qualité de travail,
- Vouloir trop en faire.

Solutions
- Repérer ses limites et ses plages d’efficacité;
- Respecter ses cycles personnels.
- Prendre des pauses

4- Privilégier les séquences de travail homogènes

Risques
- S’habituer aux travaux en miettes et se droguer aux interruptions.

Solutions
- Privilégier les séquences homogènes.
- Se protéger des sollicitations extérieures.

5- La priorité est subjective : ce qui nous plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser

Risques
- Considérer comme secondaire ce qui nous déplait et le reporter indéfiniment.

Solutions
- Veiller aux heures limites
- Faire alterner l’agréable et le désagréable.

6- Privilégier l'essentiel

Risques
- S’obstiner sur des tâches secondaires et confondre l’important et l’urgent.

Solutions
- Identifier ses activités à «haut rendement»
- Se consacrer au cœur de sa mission.

7- Réfléchir avant d'agir

Risques
- Privilégier l’exécution, à la conception. Ne faire l’important que quand il devient urgent.
- Prendre de mauvaises décisions ou faire un travail inutile par insuffisance de réflexion préalable.

Solutions
- Avant de s’engager dans la résolution d’un problème quelconque, s’accorder le temps de la réflexion.
- Sur le caractère de la tâche à accomplir.
- Sur la méthode à utiliser,
- Sur le fait de disposer ou non de l’ensemble des données nécessaires.

8- Ne pas remettre à plus tard les décisions à prendre

Risques
- Être paralysé par la sur information. Ne pas décider à temps.
- Ne plus avoir l’esprit disponible pour autre chose que le problème non solutionné.

Solutions
- Prendre des décisions en univers incertain.
- Se donner le droit à l’erreur (à soi mais aussi aux autres).
- Être méthodique dans la prise de décision.
- Ne pas reporter les prises de décisions délicates.
- Fixer des dates limites, s s’y tenir.

9- Affecter un ordre de priorité aux tâches à accomplir

Risques
- Ne pas intervenir ou intervenir trop tardivement sur des situations prioritaires.
- Prendre les tâches comme elles viennent.
- Laisser la chronologie et le hasard gérer leur temps

Solutions
- Raisonner en terme de priorités ;
- Affecter un degré de priorité à toutes les tâches.
- Analyser la tâche à accomplir.

10- Programmer à l'avance l'utilisation de son temps

Risques
- Travailler pour les autres, ne pas atteindre ses propres objectifs.
- Subir, agir sous la pression des évènements.

Solutions
- Fixer des «rendez-vous avec soi», des «rendez-vous du temps» à période régulière.
- Planifier à l’avance ses activités prioritaires.
- S’y tenir.
- Réserver du temps pour l’impondérable et l’imprévu.

11- Alterner les tâches de nature différente

Risques
- Faire un peu de tout et, bien souvent, ne rien faire de bien.
- Ne plus être efficace en effectuant une activité sur une longue période.

Solutions
- Ne faire qu’une activité à la fois.
- Faire des choses de nature différente (alterner temps de réflexion, temps d’action et temps de relation).
- Alterner des séquences courtes et des séquences longues.
- Ne changer d’activité qu’en cas d’enlisement.

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