Dix conseils pour une réunion rapide et efficace



Souvent vécues comme une perte de temps, les réunions ont mauvaise presse dans les entreprises. A écouter les cadres, peu d’entre elles sont constructives, qu’elles soient stratégiques, qualité, commerciales, etc. Destinées pour les uns à informer, pour les autres à reporter, elles ont perdu leur vocation première : faire avancer un dossier ou un projet.

Voici quelques conseils qui vous permettront de transformer vos réunions en outil efficace et productif.

Se demander si la réunion est indispensable

Certaines réunions sont inutiles parce qu'elles ne sont pas organisées pour la bonne raison. Avant d’organiser une réunion, demandez-vous toujours d'abord si cette réunion présente, à ce moment-là, une valeur ajoutée pour le projet sur lequel vous travaillez. Il existe peut-être de meilleures alternatives qu'une réunion. Si l'objectif est uniquement de transmettre des informations à votre équipe, sans temps d'échange, le mail sera plus efficace.

Se poser la question de la pertinence du choix des participants

Avant de convier les participants, posez-vous la question de l’utilité de la présence de chacune des personnes à votre réunion. Également, si quelqu'un vous convie à une réunion et que vous ne savez pas si vous pouvez apporter un plus, demandez lui s'il est vraiment nécessaire que vous soyez présent.

Être clair sur les horaires de début et de fin de réunion

Exiger de débuter la réunion à l’heure et refuser les retardataires vous permettra de ne pas perdre de temps. Il est recommandé également de chronométrer chacun des sujets qui devront être traités et le temps de parole de chacun afin d’éviter les dérapages et les hors sujets. Également, s’imposer de finir à l’heure permettra de ne pas désorganiser les emplois du temps de chacun.

Préparer la réunion en amont

Pour éviter que l'on ne s'éloigne du sujet de la réunion, envoyez un ordre du jour suffisamment précis pour que chacun sache ce qu'on attend de lui et puisse préparer les documents et éléments nécessaires.

Veiller à une structure claire

Les réunions doivent s'articuler autour d'une structure claire. Les objectifs et le résultat attendu de la réunion doivent être clairs dès le départ. Le but de la réunion doit être clair pour tous les participants, afin que tout le monde s'en tienne au sujet. La personne qui dirige la réunion doit donc bien garder son objectif en vue et essayer de ne pas trop s'en éloigner.

Faire une présentation Powerpoint

Si vous devez aborder plusieurs sujets et que les participants ont besoin d'informations de base pour pouvoir bien suivre, faites une présentation Powerpoint simple avec les points essentiels.

Faire un compte-rendu

Veillez à ce que quelqu'un rédige un compte-rendu de la réunion. Il est important pour tous les participants de recevoir après la réunion un rapport écrit sur ce qui a été abordé et décidé. Tout est ainsi clair pour tout le monde et il ne peut y avoir ensuite de confusion possible sur le résultat de la réunion.

Ne pas traîner en longueur

Tenez-vous en au temps prévu et ne laissez pas la réunion se prolonger inutilement. Si vous parvenez à une conclusion dès les 5 premières minutes, clôturez tout simplement la réunion. Si la réunion dure assez longtemps, intégrez des pauses à intervalles réguliers, tout le monde reviendra plus concentré.

Prévoir du temps pour les questions

Prévoyez, à la fin de la réunion, un temps pour les questions. Les décisions prises doivent être claires pour tout le monde et tout le monde doit donc avoir la possibilité de poser des questions. Faire un rapide tour de table peut permettre de s'assurer que tout le monde a exprimé ses desiderata et est d’accord sur les résultats de la réunion.

Diffuser très rapidement le compte rendu après la réunion

Ne perdez pas de temps pour envoyer le compte-rendu de la réunion. Idéalement, faites le tout de suite après la réunion avec, éventuellement, un plan d'action pour chaque participant et ce qu’on attend de lui. Pensez à faire un suivi du plan d'action au fur et à mesure.

Nous espérons que ces conseils vous permettront d’éviter désormais les « réunionites aiguës » et le manque d’implication et conviction de vos collaborateurs, alors…. bonne chance dans vos prochaines réunions !


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