Comment gérer vos réunions ?



Définir les objectifs, assurer la logistique, animer, assurer l'interactivité des participants..., des éléments importants pour en sortir avec une valeur ajoutée.
Bâillement, apartés, gribouillis sur papier...sont les signes d'une réunion ennuyeuse.
Pour garder des traces et faciliter le suivi des décisions, un rapporteur est indispensable.


Une récente enquête du cabinet Robert Half sur l’inefficacité des réunions montre que la réunionnite cause du tort à beaucoup d’entreprises dans le monde. L’étude pointe du doigt plusieurs symptômes comme des discussions qui dévient de l’objet de la réunion, le manque de préparation, la présence de personnes non concernées, le dépassement horaire ou encore l’absence d’ordre du jour et des personnes les plus concernées.

Pour beaucoup, les réunions mal menées sont le symptôme d’un management déficient. L’objectif d’une réunion est toujours de faire avancer un projet, trouver de bonnes idées, régler un différend, resserrer les liens... Bref, garder l’entreprise sur la voie de la performance. Pour ce faire, il faut s’en tenir à quelques règles de bonne conduite.

Trouver un thème accrocheur. Il faut que le thème puisse susciter l’intérêt des participants. Pour l’annoncer, certains utilisent des intitulés du genre «Comment vendre la nouvelle gamme de produits» au lieu des classiques genre «Présentation d’une nouvelle gamme». Indiquez aussi des points de réflexion pour donner aux participants l’envie de réfléchir à l’avance au sujet.
Une réunion sert également à faire de la formation, surtout pour les jeunes recrues. Dans certaines entreprises, ce sont même les nouvelles recrues qui doivent trouver des thèmes et les présenter lors de la réunion, parfois devant un comité de direction.

Définir les objectifs de la réunion. C’est une règle de base à ne jamais négliger. La réunion est-elle indispensable? Comme dit un proverbe chinois : «Quand on est pressé, il faut savoir faire un détour !», ce qui signifie qu’avant d’organiser une réunion, il faut réfléchir à sa pertinence. Est-elle le bon moyen pour obtenir une réponse ? Si un mail, une conversation téléphonique ou un rapport ne suffisent pas, une réunion peut alors être envisagée.
Il faut ensuite lister par écrit les thèmes et les objectifs à atteindre : concertation, décision, résolution de problèmes... Karim El Ibrahimi, DG du cabinet RMS, préfère tout mettre tout sur papier: «Cela me permet en fin de semaine de trier entre les éléments indispensables et le superflu».
Par souci de rentabilité ou de gain de temps, certains pensent que des chiffres, des statistiques et des tableaux suffisent au bon déroulement d’une réunion. Or, ces seules données peuvent freiner des échanges fructueux. Lorsqu’on veut bien percevoir la réalité d’une situation, dans le cadre d’une réunion, il est nécessaire d’aller au-delà des chiffres, au-delà des apparences verbales, des comportements de façade et des attitudes sociales convenues.
Il est important, quelques jours avant la réunion, d’appeler chaque participant, cela clarifie certaines questions, lève des ambiguïtés, apaise des craintes... C’est le cas du DG du cabinet RMS qui tient à faire des réunions informelles avant la traditionnelle réunion hebdomadaire du lundi. Le tout pour bien cerner les objectifs de la semaine d’après.
Pour Ahmed Kouddane, DG du cabinet Synthèse conseil, le problème est tout autre. «Parfois, les participants ne lisent pas suffisamment bien les documents qu’on leur donne avant la réunion. On se retrouve finalement à redire les mêmes choses qui sont sur papier alors qu’on peut avancer sur des points beaucoup plus importants», souligne-t-il.

Assurer la logistique. Paperboard, rétroprojecteurs, PC portables, stylos... rien ne doit être laissé au hasard. Chez Google, par exemple, les écrans sont partout. Sur un mur est projetée la présentation, alors qu’un autre projecteur affiche le compte-rendu en temps réel (un autre display affiche un chronomètre). Les cadres chez Google croient beaucoup en la prise de notes en cours de réunion, ce qui permet, grâce à l’affichage immédiat, d’intercepter à la source les inconsistances et les inexactitudes, et de sortir de réunion avec un compte-rendu approuvé par tous.
Pour ajouter un peu de pression et maintenir les réunions bien centrées sur les objectifs, il y a souvent une grande horloge projetée au mur qui décompte les minutes restantes pour une réunion ou un point de l’ordre du jour.

Rendre la réunion intéressante. Bâillements à répétition, gribouillis sur papier, apartés ..., ces signes montrent parfois que la réunion est ennuyeuse. Il faut donc permettre à chacun d’intervenir et de faire respecter le temps de parole.

Désigner un rapporteur. C’est là que le bât blesse, selon Abdelilah Sefrioui, consultant RH et DG du cabinet Axe RH. Pour lui, les participants ne pensent pas trop souvent à ce détail. Parce qu’on estime que chacun prend des notes de son côté et qu’on pourra par la suite sortir avec de grands axes. C’est faux ! «Il y en a beaucoup qui ne savent pas encore faire des synthèses de réunion ou de reporting alors que c’est très important», fait savoir M Sefrioui. Ce travail de reporting consiste à assurer le suivi en rédigeant ou en faisant rédiger le compte-rendu tout en fixant l’échéance de diffusion en listant, ensuite, les décisions prises et les informations à communiquer et enfin en listant les actions à mener.

Stopper les voleurs de temps. Apartés, téléphones, conflits d’intérêts..., quand tout est abordé, il est plus facile de stopper les dérives. «Quand je vois des apartés qui se font, je marque un grand silence. Les gens comprennent tout de suite et finissent par se rétracter. Il faut toujours essayer de recadrer en douceur et ne pas brusquer les personnes», souligne un directeur commercial. «Une autre manière d’empêcher les participants d’utiliser le portable : je leur annonce en début de réunion de ne pas oublier de le rallumer à la fin de la séance. Ça marche à tous les coups», poursuit-il.

Faire une pause. Parfois, les discussions peuvent durer plus longtemps que prévu. Par conséquent, il peut arriver que certains participants soient déconnectés. Dans ce cas, l’animateur ne doit pas hésiter à interrompre la séance pendant quelques minutes, le temps de permettre à chacun de reprendre son souffle.
Les réunions ne se limitent pas au bureau ; on en tient beaucoup à l’extérieur, chez la clientèle, avec les administrations ou même dans le cadre de séminaires. Partout, quand on a à les diriger, les clés de réussite sont les même.


Livre :Tout savoir sur le travail en groupe


Le «Guide pratique d'entraînement à la conduite de réunion»(*) s'adresse à tous ceux qui ont des réunions à animer, qu'il s'agisse de réunions de service, de réunions d'information, de réunions de groupes de projet... Conçu comme un aide mémoire, il est articulé autour de 5 thèmes : la préparation des réunions, l'animation, les participants, les groupes-projet et les situations spécifiques. Il répond à 99 questions clés que peuvent se poser tous ceux qui sont amenés à animer des réunions (voire à y participer...).
Il se présente comme une suite de questions/réponses pour éviter au lecteur d'avoir à «tout» lire pour trouver ce qui l'intéresse vraiment. A l'instar d'un dictionnaire, qui se consulte mot par mot, un guide questions/réponses se consulte question par question. C'est plus simple, et plus rapide d'accès, surtout lorsqu'on s'adresse à des professionnels dont le temps est compté.

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