Coaching : Gérer son stress en open space



Quelques astuces pour bien cohabiter et réussir à mettre en place un code de bonne conduite respecté par tous les occupants de cet espace.
Les entreprises, surtout celles opérant dans les services, optent de plus en plus pour les espaces ouverts pour plus de performance. Or ce qui se passe réellement, faute de préparation en amont des équipes, les employés, qui doivent abandonner leur bureau (espace intime) contre un petit bureau dans un open space, avec tous les désagréments qui y sont reliés, considèrent cette décision du top management comme une injustice.

Résultat, il serait difficile pour eux de devoir s'adapter à ce nouveau climat de travail.
Concernant les nouveaux qui viennent de rejoindre l'entreprise, le problème ne se pose pas de cette façon, mais ils devront s'adapter sans entrer en conflit avec les anciens ni sans perturber la bonne marche de travail.
D'après Malak Benjelloun, consultante en RH et coach professionnelle : «C'est moins l'open space qui crée du stress chez les salariés que l'organisation du travail. Un travail de plus en plus absorbant avec toujours plus de performance, une rapidité de plus en plus exigée, l'open space risque simplement d'être un facteur supplémentaire de stress». Le stress est souvent provoqué par la promiscuité. Cette sensation de voir et d'être vu par tout le monde pour ainsi dire que tout le monde surveille tout le monde avec ce sentiment désagréable d'être en permanence écouté et de subir les conversations téléphoniques de ses collaborateurs, précise la consultante.

D'ailleurs, ces conversations interminables, les bavardages, à la longue, épuisent et le stress provoqué par la proximité physique des salariés est de moins en moins bien supporté.
Comment alors faire pour bien cohabiter et réussir à mettre en place un code de bonne conduite à faire respecter par tous les occupants de cet espace ?
Voici quelques astuces, proposées par la coach visant à améliorer fortement la vie en open space, dans la mesure où elles sont décidées d'un commun accord.

1- L'accord sur les règles de bonne conduite en open space :
Il est important et ce, au départ, de se réunir avec l'ensemble des collaborateurs afin de définir des règles de bonne conduite ou de vie en société. Comme dans toute organisation, la vie en open space demande une éducation et un apprentissage. Commençons par mettre son cellulaire en sourdine pour ne pas avoir à subir cette panoplie de musique, d'éviter de parler à voix haute et de partager sa vie avec ses collaborateurs.
La discrétion est de mise et la vie en groupe s'organise. Si malgré tout les collègues font du bruit, n'en finissent pas avec les bavardages, les va et vient à répétition, il faut recadrer les choses et réclamer, sans agressivité, le silence. Il s'agit plus d'un souci d'efficacité et de confort de chacun que du rejet du groupe. Penser aussi à faire une mise au point sur ces règles et leur usage ou à les évaluer afin de les réajuster et de les maintenir en adéquation avec les objectifs.

2- L'isolement des espaces bruyants :
Les mécanismes de chauffage ou de climatisation peuvent se révéler particulièrement bruyants. Il est nécessaire lors du choix de ces appareils de tenir compte des critères acoustiques. Les conversations croisées à l'intérieur de l'open-space sont à l'origine de bien de nuisances sonores de même que les mouvements intempestifs provenant de la porte d'entrée, de l'imprimante partagée ou du photocopieur et du coin café aménagé éventuellement pour certains opens spaces. Il faut penser à aménager les bureaux de manière à ce que les voix ne convergent pas. Le regard doit pouvoir également se poser sur une chose inanimée de manière à préserver la concentration. Poser une moquette spéciale antibruit amortit le bruit en pensant à maintenir la propreté de manière régulière pour éviter que cela ne se convertisse en un nid à microbes.

3- La délimitation des espaces :
Afin de préserver sa concentration, il est nécessaire de ne pas être constamment dérangé.
Petite astuce : comme pour skype, chaque salarié peut facilement mettre en place à son poste de travail un code couleur ou son statut de disponibilité.
Une signalétique rouge, jaune ou verte peut ainsi symboliser les trois états : «à ne pas déranger», «à ne déranger que pour des urgences» et «disponible».

De plus, s'arrêter à chaque fois derrière un poste de travail est agaçant aussi il est nécessaire d'identifier les aires dédiées au passage ou à la circulation des personnes. Si les lumières ainsi que le choix des couleurs influent fortement sur le moral, elles permettent aussi de matérialiser ces allées et de créer une ambiance différente.

Délimiter son espace ou créer sa zone d'intimité en orientant son bureau de manière à ne pas voir tout le temps son voisin peut aider. L'installation de cloisons à mi-hauteur et transparentes pour conserver l'idée d'ouverture sont psychologiquement importantes pour le salarié qui se reconnaît davantage dans son espace de travail.

«La charte de bonne conduite doit être acceptée et respectée de tous»

Pourquoi le stress augmente-t-il lorsqu'on est en open-space?
En raison de nuisances élevées telles que le bruit, les odeurs, le manque d'espace de rangement, une dépersonnalisation, ces espaces optimisés peuvent se révéler source de stress et de risques psychosociaux qui se manifestent chez l'individu par un mal être, une réaction d'agressivité et un manque de confiance en soi, éléments qui reviennent le plus souvent lors d'un Coaching. Si au départ, l'open space n'est pas bien conçu, il peut engendrer des dysfonctionnements, une baisse d'efficacité certaine et d'énormes dégâts. Cela peut aller des malaises divers à la crise de nerfs, la dépression, jusqu'à la démission.

Plusieurs salariés se plaignent du manque de concentration dû au bruit et à toute sorte de dérangement, que leur conseillez-vous?
L'open space est une organisation qui est censée favoriser la communication, la convivialité. C'est également l'opportunité de renforcer la cohésion d'équipe et de créer une dynamique de groupe. Afin que cette cohabitation ne soit pas un calvaire, il est nécessaire d'établir certaines règles, de poser les limites comme on dit en Coaching.

Il est intéressant de s'interroger sur ce que l'on veut faire de son espace
si l'on ne veut pas subir son environnement. Les questions suivantes nous obligent à réfléchir sur l'usage que l'on veut faire de son bureau : quelle conception j'ai de mon travail ? Quel usage je veux faire de mon bureau ?
Est-ce un lieu purement utilitaire que je veux occuper ou plus l'endroit dans lequel je passe une partie de ma vie et que je veux retrouver avec plaisir ? Qu'est ce que je veux au juste ? Qu'est ce que je veux changer ?
Comment je peux m'organiser ? Qu'est ce que je n'aime pas ?
Puisque nous sommes contraints à vivre ensemble dans un même espace et condamnés à s'entendre alors autant décider de vivre dans de bonnes conditions.

Comment gérer les conflits qui se produisent en open-space ?
Quelle que soit l'organisation, les conflits sont inévitables. En open space, du fait du rapprochement des salariés, le risque est plus élevé. Une simple conversation se transforme en une dispute mémorable et les raisons sont déclinables à l'infini. Aussi faire coexister sur un même espace de travail plusieurs personnalités différentes ayant des perceptions de vie et de travail aussi différentes engendre des conflits. Identifier dans un premier temps le type de conflit aide à objectiver la situation pour voir ensuite sur quel registre se positionner. Si l'on est de tempérament coléreux il serait judicieux, par un coaching, d'entamer un travail sur soi en acceptant sa nature colérique et de se remettre en question. Vouloir changer ! Travailler sur son comportemental, son attitude, en somme travailler sa communication.

Qu'est ce qui est important pour moi ? Le fait de travailler sur ses valeurs en coaching donne du sens au but que l'on se donne. Elles sont au service d'une réussite et une valeur non respectée entraîne un désaccord, un mal être. De quoi ai-je besoin ? Comprendre et reconnaître les besoins des salariés améliorent le confort de chacun, contribuent à l'épanouissement par conséquent à la performance n'en sera que meilleure.

Comment faire pour créer un climat agréable de travail en open-space?
Première chose, se respecter entre open spacés. Il suffit d'un simple regard, une réplique ou d'un geste pour que l'ambiance vire et vite, ce qui est plus long à reconstruire. La charte de conduite est indispensable et doit être acceptée et respectée de tous et de chacun. Avoir des gestes d'attention envers ses collègues ne peut pas faire de mal. S'accorder des moments de détente ou de pause, prendre un café à la cafétéria contribue à
créer un climat convivial. Il est important de se relaxer, à condition de ne pas dépasser les limites et de chercher à décompresser en groupe puisque que l'open space favoriserait le travail en groupe et la communication.
Travailler en open space c'est construire une vie et une ambiance de groupe.

C'est de permettre à chacun d'être dans ses éléments et surtout pas de rester confiné à longueur de journée dans son coin. Se retrouver le dernier vendredi du mois autour d'un simple thé ou café avant de se quitter ou d'un petit déjeuner, c'est constituer un vécu commun en dehors de la vie professionnelle. Penser aussi à célébrer les réussites ainsi que les anniversaires, cela renforce les liens entre les collaborateurs et contribue à créer un climat sain.

Le matin


         
 
                         
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